ManageExpert.ru

Успешный менеджмент

Об основном

Чтобы проиллюстрировать все, о чем написано в этой книге, я расскажу о своем опыте участия в организации одного из крупнейших международных мероприятий.

В 2006 году Россия впервые председательствовала в «Большой восьмерке» (G8). В рамках председательства России проводилось множество межгосударственных встреч, консультаций. В частности, с 8 по 10 июня 2006 года в Санкт-Петербурге проходила встреча министров финансов G8. Наша компания Eventum была выбрана в качестве компании-оператора этой встречи.

Проведение такого мероприятия – уникальный опыт для любой компании. Мы многому научились в ходе подготовки этой встречи, применили многие из наработанных знаний и технологий.

Для нас это был необычный проект. В зону нашей ответственности попали как хозяйственные, так и организационные вопросы: координация работы оргкомитета с консульствами стран-участниц G8 и приглашенных стран, организация встреч делегаций в двух международных аэропортах, размещение в гостиницах, организация пресс-центра на 600 человек и залов для 10 одновременных пресс-конференций, организация офисов стран-участниц в гостинице и в месте основной встречи – Инженерном замке, организация культурной программы, экскурсий, торжественного ужина. При этом в части программы встречи участвовали не только представители стран G8, но и другие приглашенные крупные страны, международные организации. В общей сложности мы принимали двадцать делегаций, разных по количеству участников.

У нас оказалось семь площадок, которые нужно было подготовить, и две большие и очень разные аудитории участников: министерские делегации и журналисты. Работу по этим площадкам и с этими аудиториями необходимо было упорядочить и скоординировать, что не так просто. Кроме того, мы работали с разными странами, культурные различия между которыми очень значительны.

Важным моментом для успеха этого масштабного мероприятия стало создание презентации, которая демонстрировалась как участникам встречи, так и подрядчикам. Мы создали нечто вроде виртуального путешествия по всем основным местам встречи, благодаря чему участникам сразу становилась понятна программа, последовательность действий и прочее, а подрядчики сразу понимали, как именно мы хотим оформить тот или иной зал, в какие сроки должны быть завершены работы и т. д.

За полтора месяца до мероприятия мы провели рабочую встречу с представителями посольств и консульств стран-участниц. Мы провели презентацию, рассказав о том, как планируем провести встречу, а затем проехали по всем основным площадкам и ответили на вопросы. За один день нам удалось сделать очень многое.

Мероприятие готовили как сотрудники Eventum, так и временные работники. Мы нашли и протестировали амбициозных молодых людей со знанием иностранных языков, заинтересованных в участии в этом проекте. Сотрудники компании, как наставники и носители ценностей и технологий, должны были в короткие сроки адаптировать новичков, передать им наше отношение к команде, работе, сервису. Это была отдельная управленческая задача, одна из ключевых. Создать за несколько дней из незнакомых людей сплоченную команду нам удалось. После окончания проекта мы попросили временных сотрудников написать об их впечатлениях, и все они отметили, что чувствовали себя членами слаженной команды.

Перейти на страницу: 1 2 3