ManageExpert.ru

Успешный менеджмент

Об основном

Перед мероприятием мы подготовили подробный сценарий проведения встречи. Это был документ примерно на 40 страниц, где было указано, кто за какую зону (территорию или комплекс задач) отвечает и в какое время где находится. В конце были указаны контактные данные, включая мобильные телефоны, всех (подчеркиваю – всех) сотрудников и ключевых подрядчиков.

В мероприятии участвовали люди, которые ранее не были знакомы друг с другом лично. И тем не менее благодаря четко прописанному сценарию можно было не знать всей картины происходящего, не знать, как выглядит конкретный сотрудник, но в нужный момент легко найти его. Что важно, каждый член команды мог легко найти себя в этом плане, каждый знал, что его имя записано в сценарии, что к нему обратятся по таким-то вопросам и что он отвечает перед всеми за эти задачи.

Вопрос, как организовать команду, в ходе реализации этого проекта был одним из ключевых. Основных подходов, как вы помните, два: распределение работ по проектам либо по функциям. Подробно они описаны в этой книге на стр. 181–182. В данном случае была применена их комбинация.

В ходе подготовки министерской встречи были сформированы три рабочие группы, деятельность которых координировалась из единого центра, тесно взаимодействующего с Заказчиком – Министерством финансов РФ:

– рабочая группа «Делегации», отвечающая за взаимодействие с делегациями стран

– рабочая группа «Делегации», отвечающая за взаимодействие с делегациями стран G8;

– рабочая группа «Пресса», отвечающая за подготовку пресс-центра и работу со СМИ (эту работу взяли на себя наши коллеги из PR-агентства PREMO);

– рабочая группа «Общая логистика», отвечающая за общую координацию мероприятия, техническое обеспечение, питание, транспорт и прочее.

Таким образом, мы видим здесь подход «распределение работ по функциям». Выбор этого подхода был связан с тем, что действия рабочих групп «Делегации» и «Пресса» существенно отличались по своему содержанию и целям, так что для каждой из них нужны были люди с разным опытом и навыками. Кроме того, присутствовал ряд задач, некий общий знаменатель, который касался всех площадок проведения встречи (транспорт, телекоммуникационные и IT-решения, символика, кейтеринг), и этими общими задачами занималась рабочая группа «Общая логистика».

Некоторые наши подрядчики и другие вовлеченные в подготовку мероприятия организации построили свою работу иначе. Их действия также координировались из единого центра, но было выделено ответственное лицо, которое занималось всеми вопросами, связанными только с одним объектом, например с аэропортом, Инженерным замком или пресс-центром (вариант «распределение работ по проектам»). Их выбор был обусловлен тем, что необходимо было обеспечить решение примерно одинаковых задач на разных площадках (каждую из которых можно считать отдельным проектом), а соответственно нужны были люди с примерно одинаковым опытом и квалификацией.

Таким образом, в рамках одного мероприятия мы видим два подхода, дополняющих друг друга.

Перейти на страницу: 1 2 3